Datenschutzerklärung (Privacy Policy)

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO / RGPD) und des spanischen Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten (Ley Orgánica 3/2018 – LOPD-GDD) ist:

2. Zweck und Gegenstand der Plattform

LeadHook24 ist eine B2B-Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform zur automatisierten Vorqualifizierung, Klassifizierung und Beantwortung von Kundenanfragen (Leads) für Immobilienmakler und Dienstleistungsunternehmen.

3. Welche Daten werden erhoben und verarbeitet?

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen:

• Kontodaten der Kunden: Name, Firmenname, Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Steuernummer (NIF/CIF), Abrechnungsdetails und IP-Adressen beim Login.
• Lead- und Kommunikationsdaten: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Freitext-Nachrichten von Interessenten, die über angebundene Formulare oder Schnittstellen unserer Geschäftskunden eingehen.
• Konfigurations- und Nutzungsdaten: Betriebszeiten, Urlaubszeiten, firmenindividuelle Anweisungen und Reaktionsstatistiken.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Zur Bereitstellung unseres SaaS-Dienstes, zur Erstellung von Benutzerkonten und zur Rechnungsstellung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach spanischem Recht.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit, Betrugsprävention und Optimierung unserer Plattform.

5. Auftragsverarbeitung (AVV / Art. 28 DSGVO)

Soweit LeadHook24 personenbezogene Daten von Endkunden/Leads im Auftrag unserer Unternehmenskunden verarbeitet, agiert LeadHook24 als Auftragsverarbeiter (Encargado del Tratamiento) gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der vertraglichen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben.

• Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen werden entsprechend der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflicht in Spanien (Art. 30 Código de Comercio) für 6 Jahre aufbewahrt — unabhängig davon, ob der zugrunde liegende Kundenvertrag zwischenzeitlich beendet wurde.
• Lead-Daten (Anfragen von Endkunden) können vom Kunden jederzeit über das Dashboard gelöscht werden. Nach Beendigung des jeweiligen Kundenvertrags werden verbleibende Lead-Daten automatisch 14 Tage nach Vertragsende endgültig gelöscht.

7. Technische Dienstleister, API-Verarbeitung und Drittanbieter

Zur Bereitstellung unserer Infrastruktur, Rechenleistung und maschinellen Textverarbeitung bedienen wir uns spezialisierter Schnittstellen und Dienstleister:

• Server-Hosting & Infrastruktur: ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union mit modernen Sicherheits- und Verschlüsselungsstandards.
• Maschinelle Textanalyse & Sprachverarbeitung (APIs): Zur Formulierung und Klassifizierung von Textantworten werden Anfragedaten verschlüsselt (TLS/SSL) über geschützte Unternehmensschnittstellen (APIs) an folgende Anbieter übermittelt:
  • Anthropic PBC (Claude API), San Francisco, CA, USA — primärer KI-Dienst.
  • OpenAI L.L.C. (OpenAI API), San Francisco, CA, USA — teilweise als Fallback-Dienst; EWR-Daten werden nach aktuellen Angaben von OpenAI durch OpenAI Ireland Limited verarbeitet.
  Hinweis: Über API-Schnittstellen übermittelte Daten werden gemäß den geschäftlichen Nutzungsvereinbarungen der Anbieter nicht für das Training öffentlicher KI-Modelle verwendet. Datenübermittlungen in Drittstaaten erfolgen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCCs).
• Zahlungsabwicklung: Erfolgt verschlüsselt über zertifizierte Zahlungsdienstleister (PCI-DSS). LeadHook24 speichert selbst keine Kreditkartendaten.

8. Ihre Rechte als betroffene Person (Derechos ARCO)

Sie haben nach der DSGVO und dem spanischen LOPD-GDD jederzeit folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) & Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO).
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) & Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) & Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an: info@leadhook24.com.

Aufsichtsbehörde in Spanien: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es.

9. Datensicherheit

Alle Verbindungen zur Plattform sind über moderne Transportverschlüsselung (SSL/TLS mit mindestens 256-Bit) abgesichert.